DoCUMENTATION POUR LES CABINETS VÉTÉRINAIRES

Instructions abrégées pour les utilisateurs de VETdata


Agencement de la fenêtre de dialogue VETdata

  1. Réduire/agrandir la navigation

  2. Navigation dans les fenêtres de dialogue (selon le rôle, toutes les fenêtres de dialogue ne sont pas affichées)

  3. Titre de la fenêtre de dialogues

  4. Sélection de la langue (DE / FR)

  5. Numéro d’affilié OGV (et affichage de l’utilisateur/rôle actif en survolant avec la souris)

  6. Déconnexion

  7. Affichage champ de recherche (au-dessus de la liste)

  8. Affichage dialogue filtre (8b.- chaque filtre défini est affiché et peut être supprimé directement)

  9. Titre de la colonne (colonnes sélectionnables par clic de souris)

  10. Action (menu «burger») par entrée de liste

  11. Ligne d’état (ID écran, date/heure, copyright, version logiciel)


Utilisation de la fenêtre de dialogue VETdata et inscription éventuelle

  • En principe, la fenêtre de dialogue VETdata (pour les utilisateurs autorisés) peut être utilisée avec un navigateur internet standard.

  • Les cabinets vétérinaires participants reçoivent un premier code d’accès (identifiant et mot de passe initial) par e-mail, permettant de se connecter (bouton de login sur la page d’accueil vetdata) et de configurer des utilisateurs supplémentaires.

  • Si vous, en tant que vétérinaire, n’avez pas encore reçu vos données d’accès, vous pouvez vous connecter via cette fenêtre d’enregistrement.


Connexion pour les utilisateurs déjà enregistrés/autorisés

  • Lorsque vous vous connectez pour la première fois (avec le mot de passe initial qui vous a été envoyé), vous êtes automatiquement invité à définir un nouveau mot de passe.

  • Vous ne pouvez plus accéder à votre compte? Si vous avez oublié votre mot de passe personnel, vous pouvez demander, sur la page de connexion, l’envoi d’un nouveau mot de passe initial.

  • Une fois connecté, les boîtes de dialogue VETdata décrites ci-après apparaissent, en fonction de votre rôle d’utilisateur. 


Compte OGV (rôles: utilisateur principal, utilisateur comptable)

  • Ici sont affichés vos comptes OGV (un compte de facturation ou de crédit annuel et, le cas échéant, un ou plusieurs comptes de placement).

  • Sont affichés dans la vignette la désignation du compte, un aperçu du solde (prenant en compte toutes les factures fournisseurs déjà reçues) et le solde selon la dernière facture OGV. Si vous avez plusieurs comptes OGV, vous pouvez passer à un autre compte via les onglets au-dessus de la vignette.

  • Sous la vignette sont répertoriés les mouvements du compte sélectionné (avec date, type d’opération, montant, solde du compte et téléchargement). Si, pour un mouvement sur compte, l’icône de téléchargement est affichée, le document PDF associé peut être téléchargé et visualisé.

  • L’icône «loupe» permet d’ouvrir un champ de recherche (1ère icône à droite, juste au-dessus de la liste des mouvements sur compte). Dès que vous entrez un mot-clé de recherche (texte), seules s’affichent dans la liste les lignes qui contiennent le mot-clé dans le mouvement sur compte.

  • L’icône «filtre» fait s’afficher un dialogue de filtrage (2e icône à droite, juste au-dessus des mouvements sur compte). Ici, vous pouvez définir un filtre (date ou montant) pour la liste des mouvements sur compte, afin de la réduire.
    Chaque filtre défini (également le filtre initial «Période: 60 derniers jours») s’affiche sous la forme d’une puce verte entre la vignette et la liste. Chacune de ces puces de filtrage peut être désactivée directement avec le symbole «X» associé; la liste des mouvements sur compte se met alors à jour immédiatement.


Factures fournisseurs (rôles: utilisateur principal, utilisateur AMV, utilisateur lecteur)

  • Les factures et les éventuelles notes de crédit transmises en continu par les fournisseurs (Vetpoint) sont répertoriées ici.

  • Pour chaque mouvement (facture avec montant négatif, crédit avec montant positif), les colonnes «déploiement», date, nom du fournisseur, numéro de facture et justificatif sont affichées. En cliquant sur le titre de la colonne, la liste peut être triée selon l’attribut choisi. Si, pour un mouvement sur compte, l’icône de téléchargement est affichée, le document PDF associé peut être téléchargé et visualisé.

  • Cliquer sur le symbole «déploiement» (ou n’importe où sur la ligne) permet d’afficher les lignes détaillées (liste des produits) avec les colonnes n° de produit, désignation du produit, nombre, unité, prix unitaire et montant. La désignation du produit est affichée sous forme de lien, permettant de passer directement (dans un nouvel onglet / fenêtre) à l’article correspondant dans Vetpoint (condition: connexion réussie à l’application Vetpoint).

  • L’icône «loupe» permet d’ouvrir un champ de recherche (1ère icône à droite, juste au-dessus de la liste des mouvements sur compte). Lorsque vous saisissez un mot-clé de recherche (texte), seules sont affichées dans la liste les lignes qui contiennent le mot-clé dans le nom du fournisseur ou le numéro de facture (ou, dans une ligne déployée, le numéro ou la désignation du produit).

  • L’icône «filtre» fait s’afficher un champ de filtrage (2e icône à droite, juste au-dessus de la liste des factures fournisseurs). Ici, vous pouvez définir un filtre (date ou montant) pour la liste des factures/crédits, afin de la réduire.
    Chaque filtre défini (également le filtre initial «Période: 60 derniers jours») s’affiche sous la forme d’une puce verte au-dessus de la liste. Chacune de ces puces de filtrage peut être désactivée directement avec le symbole «X» associé; la liste des mouvements sur compte se met alors à jour immédiatement.    


Archivage de documents (tous les rôles)

  • Ici sont répertoriés tous vos documents chargés en ligne par vous-même ainsi que les documents OGV ajoutés automatiquement et les factures fournisseurs.

  • Les colonnes date, nom du document, mots-clés, créé par, type de document, type de fichier, téléchargement et action (menu burger) sont affichées pour chaque document. En cliquant sur le titre de la colonne, la liste peut être triée selon l’attribut choisi.

  • Les actions suivantes sont possibles pour chaque document, via le menu burger (pour le rôle «utilisateur lecteur», uniquement le téléchargement):  
    Modifier: permet de modifier le nom et les mots-clés du document
    Supprimer: pour supprimer un document téléchargé par vous-même
    Télécharger: pour télécharger le document (également possible directement via l’icône «téléchargement» sur la ligne du document)

  • L’icône «loupe» permet d’ouvrir un champ de recherche (1ère icône à droite, juste au-dessus de la liste des documents). Lorsque vous entrez un argument de recherche (texte), seules s’affichent dans la liste les lignes qui contiennent le mot-clé de recherche dans le nom du document ou les mots-clés.

  • L’icône «filtre» fait s’afficher un dialogue de filtrage (2e icône à droite, juste au-dessus de la liste des documents). Ici, vous pouvez définir un type de document, un type de fichier ou une date/période pour la liste de documents et ainsi la réduire.
    Chaque filtre défini (également le filtre initial «Période: 365 derniers jours») s’affiche sous la forme d’une puce verte au-dessus de la liste. Chacune de ces puces de filtrage peut être désactivée directement avec le symbole «X» associé; la liste des documents se met alors à jour immédiatement.    


Télécharger un document(rôles: utilisateur principal, utilisateur AMV, utilisateur avec téléchargement documents)

  • Cette fenêtre de dialogue permet de placer un ou plusieurs fichiers (documents) dans les archives.

  • Dans le premier champ «nom du fichier», vous pouvez «drag and drop» (glisser-déposer) les fichiers, et une ligne est créée pour chaque fichier. Alternativement, un ou plusieurs fichiers peuvent être sélectionnés pour téléchargement via la boîte de dialogue, en cliquant dans ce champ ou sur le bouton «Sélectionner le fichier».

  • Dans la colonne «type de document», le type du fichier à télécharger peut être spécifié (remarque: les «documents comptables» ne peuvent pas être supprimés des archives, pour des raisons de sûreté de révision).

  • Dans la colonne «mots-clés», les termes-clés peuvent être définis sous forme texte libre pour le fichier à télécharger. Chaque mot-clé déjà utilisé est répertorié dans une liste de suggestions lorsque vous saisissez du texte, et peut être repris d’un simple clic de souris. Chaque mot-clé saisi/sélectionné s’affiche sous forme de puce dans le champ «mots-clés» et peut être supprimé à l’aide de l’icône X, si nécessaire.

  • Cliquer sur le bouton «démarrer le téléchargement» pour télécharger les fichiers répertoriés dans les archives.


Paramètres et utilisateurs (rôle: utilisateur principal)

  • Cette fenêtre de dialogue comprend les sections suivantes:

  • Configuration de base (affiliés OGV):
    Affiche les données de base selon le répertoire d’affiliés OGV (nom, adresse, n° OGV, téléphone, adresse e-mail).
    La plupart de ces informations peuvent être corrigées en cliquant sur «modifier». Une fois enregistrées, les nouvelles données sont transmises à l’administration de l’OGV. Les données modifiées ne seront affichées qu’environ deux à trois jours ouvrables plus tard.

  • Configuration services:
    Affiche vos services actifs, avec les limites de stockage et les prix mensuels. En-dessous, un graphique en barres présente les taux d’occupation actuelle de vos fichiers dans les archives de documents.
    Des services supplémentaires payants (notamment augmenter l’espace de stockage) peuvent être commandés via le bouton «personnaliser» (avec options de paiement direct et effet immédiat).

  • Configuration fonctionnels:
    Affiche les paramètres fonctionnels actuels, qui peuvent être ajustés en cliquant sur «Personnaliser».
    On peut définir une adresse e-mail facultative à laquelle sont automatiquement envoyées les factures fournisseurs entrantes.

  • Utilisateurs:
    Ici sont répertoriés tous les utilisateurs (définis par vous) avec leur n° OGV (cliquer sur une ligne d’utilisateur pour voir son rôle et son n° de mobile).
    Vous pouvez saisir de nouveaux utilisateurs ou modifier/supprimer des utilisateurs existants (prénom, nom, n° de mobile et rôle).
    Le champ Identifiant utilisateur / adresse e-mail identifie un nouvel utilisateur et ne peut plus être modifié via «modifier» (il peut uniquement être supprimé puis ressaisi avec l’identifiant utilisateur souhaité).
    Le rôle de l’utilisateur détermine quelles fenêtres de dialogue/fonctionnalités VETdata lui sont accessibles.